Felicidades. Si estás leyendo este artículo es que o bien has decidido emprender, o bien estás pensando en hacerlo. En cualquiera de los dos casos ¡enhorabuena y mucho ánimo!
De las primeras decisiones que un emprendedor, autónomo o pyme necesita tomar en su aventura es la incorporación de un programa de gestión donde almacenar información que le permita centrarse en lo que realmente sabe hacer y le facilite el día a día. Dedicarse a ordenar facturas o gestionar los gastos es un trabajo que no gusta, es tedioso y suele llevarnos tiempo y esfuerzo.
Lo mínimo que uno necesita es gestionar las ventas, la facturación, los cobros y los gastos. Estas serían la «funciones básicas» que debemos buscar en un programa de gestión en la nube. A día de hoy, que este tipo de aplicaciones sean online y nos permitan olvidarnos de instalaciones de software, actualizaciones y copias de seguridad de los datos es ya algo habitual. Si juntamos estos requisitos, estamos hablando de un programa de gestión en la nube.
¿Qué ocurre cuando… «yo lo hago en Excel»?
Si eres ya autónomo o has facturado en alguna ocasión, las siguientes situaciones te serán familiares:
- Duplicidad de facturas
- Errores en la numeración de las facturas
- Errores en los cálculos de impuestos y retenciones…
Estas tres son sólo algunas de las razones más evidentes de por qué debemos usar un programa de facturación que nos permita automatizar la facturación online.
No sólo el miedo a equivocarnos debe impulsarnos a usar una aplicación de gestión en la nube, también la necesidad de no repetir tareas y automatizar la facturación de la empresa: no tiene sentido que una empresa de dos empleados dedique el 20% del tiempo en gestionar la facturación. ¿Cuántas oportunidades de negocio podríamos atender con este tiempo? ¿Cuántas nos reportarían nuevos clientes? El retorno de la inversión usando un software de gestión en la nube es muy evidente.
Elegir un buen programa de gestión en la nube
No nos engañemos, usaremos el programa de gestión muy a menudo, así que mejor que sea visualmente atractivo y cómodo para nuestro uso.
No obstante, ahí van algunos puntos que debemos tener presentes como características obligatorias para este tipo de aplicaciones:
- Poder exportar las facturas en PDF. Hoy en día, la mayoría de empresas envían y reciben las facturas en formato digital. Debemos tener en cuenta que el formato e-factura es algo inminente, así pues, la opción de este tipo de facturación es un plus interesante.
- Generar facturas periódicas o recurrentes. Ya sea un servicio mensual, una cuota habitual a un cliente, una renovación de un servicio o una venta habitual, que el sistema nos genere automáticamente la factura en borrador y que sólo tengamos que validarla nos ahorrará tiempo, errores y descuidos.
- Recordar las condiciones de cobro. Aunque suene increíble (¿?), los clientes no suelen pagar a tiempo. Es importante que la herramienta tenga un control sobre los vencimientos de facturas y los periodos de cobro de las facturas emitidas por cada cliente. Un informe de «ageing de facturas» nos ayudará a entender las deudas de nuestros clientes y gestionarlas mejor.
- Mantener actualizado un catálogo de productos o servicios. Como característica obligatoria, que incluya los precios de venta. Como punto adicional, que además incluya el coste del producto o servicio y que nos permita obtener información de la rentabilidad de cada venta.
- Gestión de gastos y proveedores. Desgraciadamente no todo es vender y cobrar. También debemos controlar los gastos y costes de nuestra actividad. Es importante que podamos clasificar los gastos para obtener información para controlarlos.
- Autogestión de impuestos. En un entorno cambiante como el actual, que nosotros mismos como usuarios podamos cambiar los impuestos a aplicar y las retenciones nos dará un grado de libertad necesario.
- Información sobre modelos tributarios, etc. Si le metemos toda la información necesaria, porqué no puede el sistema darnos los datos reales sobre impuestos trimestrales, retenciones a trabajadores y profesionales, alquileres, pagos a cuenta de beneficios o los libros anuales?
Gestión de Ventas ¿Necesito un CRM?
Al principio del artículo mencionábamos que un autónomo, emprendedor o pyme, lo primero que necesita es gestionar las ventas, la facturación, los cobros y los gastos. Con la parte más básica cubierta con los puntos anteriores, nos falta la gestión de ventas.
No hay una respuesta definitiva a la pregunta de si es necesario usar un completo CRM para gestionar las ventas, todo depende del ciclo de ventas que hagamos en nuestro negocio: No es lo mismo una peluquería, donde el proceso de venta es casi inmediato; que el de una ingeniería de proyectos, donde es necesario mantener un orden y un seguimiento a las propuestas enviadas para conseguir maximizar los resultados.
En cualquier caso, lo que debemos tener claro es que ventas y facturación siempre van de la mano así que siempre debemos buscar alternativas que nos permitan ver nuestros clientes de una manera global y unificada: CRM y facturación deben estar integrados.
En resumen, emprender e iniciar una aventura empresarial no es tarea fácil así que usemos las herramientas de gestión adecuadas para centrarnos en lo que sabemos hacer y convertir nuestra aventura en un éxito.