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21 consejos para hacer reuniones online más efectivas

En un mundo hiperconectado como el actual las reuniones que se celebran son cada vez más a través de sistemas de videoconferencia, son las llamadas “reuniones online”.

Queremos repasar algunos consejos para que tengas éxito en tus reuniones online, es decir, que tus reuniones sean provechosas y consigas tus objetivos.

[Tweet “Intenta que tu reunión online sea muy operativa y tendrás éxito.”]

¿Qué aplicaciones se usan para las reuniones online?

Existen multitud de aplicaciones pero en Flowsme hemos probado TeamViewer y GoToMeeting (de Citrix) y son herramientas muy completas.

Revisa estas sugerencias útiles sobre cómo sacar el máximo provecho de sus reuniones en línea:

Antes de la reunión online

1. No distraigas a tu audiencia.

Si vas a compartir todo el escritorio, apaga todas las aplicaciones de mensajería instantánea, software de notificación u otros programas que puedan interrumpir o distraer de la reunión.

2. Cuida tu ancho de banda.

Apaga todas las aplicaciones de streaming o de comunicación que puedan consumir ancho de banda y vigila el uso de aplicaciones que pueden perjudicar la capacidad del procesador.

3. ¿Vas a grabar tu reunión?

Ajusta la pantalla del escritorio y usa un fondo de pantalla neutro. Ajusta la configuración de pantalla a una resolución de gama media (por ejemplo, 1024 x 768), para mejorar la visualización de los asistentes con ajustes menores.

4. Limpia tu escritorio.

Limpia tu escritorio antes de una reunión y elimina ese fondo de pantalla familiar o con un toque “freak” que tanto te gusta. Vigila los iconos de las aplicaciones que pueden distraer a sus asistentes. Y recuerda que no haya documentos que puedan comprometerte.

5. No compartas los documentos antes de empezar.

Si vas a compartir un documento o varios con tu audiencia, hazlo al finalizar la reunión. La tendencia es a revisar la documentación lo antes posible y no escuchar tu presentación.

6. Haz una prueba antes.

Ejecutar una reunión de prueba con un colega para anticiparte a las preguntas que pueda generar tu discurso y para familiarizarte con el formato de tu presentación en línea.

Durante la reunión online

7. Llega el primero.

Llega unos minutos antes para saludar a los asistentes a medida que llegan y comenzar la reunión a tiempo. También ayuda a tener una presentación de bienvenida en marcha durante todo este tiempo. Tu presencia en estos primeros minutos puede ayudar a establecer el tono y la dirección que quieres infundar en la reunión.

8. Cambia tu tono de voz.

Haz variaciones de tu tono de voz, sube y baja el volumen y haz pausas. Un tono homogéneo cansará y distraerá tu audiencia.

9. Primero, la agenda.

Proporciona una agenda al comienzo de la reunión, incluyendo la duración estimada de la conferencia.

10. Explica un breve resumen y cómo funcionará la reunión.

Informa a los asistentes cuál es el propósito / objetivo de la reunión, qué pueden esperar de la reunión y cuándo y cómo podrán hacer preguntas o participar en la reunión.

11. Temas técnicos.

Proporciona información sobre el uso de equipos técnicos o servicios adicionales y cómo obtener ayuda si es necesario.

12. Ten un “plan B”.

Nomina a un co-organizador para supervisar y responder en el registro de chat cuando tu estás presentando. Es mejor tener una persona que te ayude con los temas de atención a tu audiencia y que te centres en tu presentación.

Intenta que tu reunión sea bidireccional, si no estás presentando algo nuevo, necesitas captar la atención del oyente. Fomenta la participación mediante el uso de preguntas abiertas como “¿Qué sugieres?” y “¿Cómo te sientes acerca de?”

14. Marca el fin de tu presentación. Empiezan las preguntas.

Pon fin a la reunión con claridad. Asegúrese de que todos los asistentes saben que la reunión formalmente entra en la fase de preguntas y se mantienen en la línea para hacer preguntas y escuchar las respuestas.

Otros aspectos de la conferencia o reunión online

15. Preocúpate del ruido.

Mantén la reunión desde un lugar donde haya poco ruido de fondo. Asegúrate constantemente que se te está oyendo correctamente. Puedes usar preguntas para fomentar la participación y validar que se está entendiendo el mensaje también.

16. Silencia a tu audiencia.

Como organizador de la reunión, una vez dada la bienvenida, considera silenciar los participantes para evitar problemas de ruido. Apaga sus micros (siempre informando a tu audiencia) y reestablece selectivamente la voz a aquellos que quieran participar y lo manifiesten en el chat o mediante otros canales.

17. El móvil, lejos.

Evita el uso de teléfonos móviles e inalámbricos que pueden causar estática. Utiliza el auricular del teléfono o unos auriculares en lugar del altavoz para evitar el ruido de fondo, el efecto túnel y los posibles cortes.

18. Apaga la llamada en espera.

Si mantienes la conferencia desde el teléfono móvil, el pitido de una nueva llamada de otra línea será escuchado por todo el mundo en la teleconferencia.

19. Cuidado con la “musiquita” del tono de espera.

Como organizador, alerta a tu audiencia de que no pongan en espera la llamada porque su música de espera sonará en la conferencia telefónica, y hará que sea imposible para los demás asistentes continuar la reunión.

20. Preséntate y que se presenten.

Preséntate cuando empieces a hablar y, si tu reunión no es multitudinaria, pregunta al resto de los asistentes que también se identifiquen antes de hablar. No todo el mundo en la reunión puede conocer la voz de todos los demás.

21. La solución “habitual”

Si te encuentras teniendo un problema de calidad de sonido, cuelga y empieza de nuevo la reunión. A veces estos problemas desaparecen por sí solos cuando se termina la mala conexión.

¿Conoces algún otro “truco” o consejo para mantener reuniones online más efectivas? Te animamos a comentarnos en el post los que te hayan servido.