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Cómo ser más productivo: 18 trucos y consejos

Si buscas en Google “cómo aumentar mi productividad” o “cómo ser más productivo” seguramente estás obsesionado en sacar el máximo partido a tu tiempo, como nosotros.

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¿Qué encontramos? Decenas de artículos con listas de consejos para conseguirlo. Algunas listas son muy evidentes, otras se diría que como mínimo alejadas de nuestra realidad y otras, en cambio, muy originales y prácticas.

De estas últimas, hoy os presentamos un resumen de 18 consejos dividido en 2 partes:

  • 9 consejos para prepararse uno mismo para ser más productivo. Un resumen de trucos para cuidarte y alejarte de los consejos habituales, comer bien y hacer deporte, tomarte tu tiempo, etc. Parecen cosas evidentes pero es necesario pensar en ello y hacerlo!
  • 9 hábitos para aumentar tu productividad y la de tu equipo. Consejos muy prácticos que podrás implementar desde que termines de leer este artículo. Son cosas sencillas que te ayudarán a mejorar tu productividad y la de tu equipo.

Además, al final tenemos preparada una sorpresa. Vamos allá, empezamos!

9 consejos para prepararse uno mismo para ser más productivo

1. Come elquilibrado, sano, poco y a menudo.

Se dice que “somos lo que comemos“. Cómo alimentamos nuestro cuerpo afecta nuestra atención, energía y bienestar en el transcurso del día. Una mala dieta de comida basura te llevará seguro a un malestar contigo mismo y con los demás.

Seguro que no puedes ser productivo con un dolor de cabeza espantoso, ¿verdad?.

[Tweet “Desayuna como un rey, come como un príncipe y cena como un pobre.”]

No te hartes por las noches porque dormirás mejor y te levantarás más ágil y fresco.

2. Comienza tu día haciendo ejercicio.

Hacer ejercicio es la mejor forma de aumentar la productividad y es una herramienta de productividad en la que puedes invertir fácilmente. Encuentra una rutina que funcione para ti y trabaja en esa rutina cada mañana.

Al comenzar tu día con ejercicio, haces que tu sangre fluya y sueltas endorfinas. Borrarás el stress de tu vida y afrontarás los problemas del día a día con más entusiasmo.

3. Bebe toda el agua que puedas.

No corras a buscar una taza de café, corre para buscar un vaso de agua. Necesitas beber unos 2 litros de agua al día y eso son varios vasos de agua (unos 8). El cuerpo humano está compuesto un  70% de agua. Muchas de las veces que te sientes cansado en realidad estas deshidratado. El agua es fundamental para el alto rendimiento.

4. Planea tu día la noche anterior. Sólo te llevará de 10 a 15 minutos hacerlo.

Normalmente la falta de sueño es ocasionada por pensar en las cosas que tienes que hacer al día siguiente. Si tu mente no descansa bien, tu descanso y tu sueño son peores. No aprovechas tu sueño. ¡No eres productivo durmiendo!

Planear es una tarea que puedes llegar a mecanizar, no gastes tiempo de tu mañana cuando estás más fresco, en planificarte.

5. Come fuera de la oficina.

En lugar de almorzar en tu oficina, encuentra el lugar más cercano donde puedas estar y relajarte.

Una estrategia para rejuvenecer y estar preparado para aguantar el día completo es que camines a la hora de la comida. Esto te ayudará a aclarar tu mente del desorden y distracciones del día y debería recargarte para una segunda parte del día más productiva.

Además, andar después de comer ligero te ayudará a digerir mejor y llegar a la oficina sin esa “ñoña” que no te deja ser productivo tras el almuerzo.

6. Usa el “No molestar”.

No somos partidarios de la política de puertas cerradas en la oficina, es más, preferimos que no haya puertas. Pero cuando se trata de concentrarse, uno debe hacer notar al equipo que no es un buen momento para interrumpir.

Sé valiente y enfréntate a los que te interrumpen y marca tus momentos de concentración. Si eres capaz, silencia por completo tu móvil y guárdalo para que no haya ninguna distracción o urgencia que no te deje hacer tu trabajo.

7. Automotivate.

Busca un momento por las mañanas para preparar tu mente, cuerpo y espíritu para el día que te espera.

Puedes encontrar tu rutina en leer un libro motivador durante 15 o 20 minutos, reescribir tus metas o objetivos mientras visualizas el logro de cada uno, medita, haz yoga o simplemente relájate ordenando tus pensamientos y observa la lista de tareas.

Finalmente inunda tu mente con mensajes positivos y motivacionales.

8. Decide tú, arriésgate.

Toma decisiones. Tu día a día está lleno de momentos de incertidumbre, afróntalos de forma paciente, analiza las posibilidades y decide. No mires atrás cada vez que decidas, hazlo de vez en cuando para mejorar tu análisis de los problemas pero no te arrepientas de tus decisiones a menos que te hayas saltado tu método.

Debes estar orgulloso de tus decisiones para ser más productivo.

9. Prémiate y reconoce tus fracasos.

Es muy importante sentirse realizado con los logros y preocuparse por las cosas que no nos salen bien.

Reconocer los fallos y los aciertos nos depurará el ego y nos permitirá enfocarnos mucho más en nuestro trabajo sin las ataduras de nuestros miedos.

9 hábitos para aumentar tu productividad y la de tu equipo

1. Dedícate a ti mismo la primera hora de tu día.

Lo hemos comentado en los 8 primeros puntos, pero es que incluso los grandes líderes a nivel mundial se toman la primera hora de su día para sí mismos. Dedica la primera hora de tu día en tu cuerpo, en tu mente y en tu alma.

[Tweet “Lo peor que puedes hacer al despertar es revisar tu correo o seguir con alguna tarea.”]

Cuando despiertes mañana respira profundamente, sonríe, agradece por un día más de vida, sal a caminar, a trotar o a correr, come algo ligero y siente que estás vivo..

2. Reconoce la diferencia entre lo importante y lo urgente. Prioriza.

Muchas veces solemos enfocarnos en lo que requiere nuestra atención inmediata, una llamada, un correo electrónico o algo que se nos vino a la mente en ese instante que es de suma urgencia.
[Tweet “El hecho de que sea urgente no significa que sea importante.”] Tu y tu equipo podríais pasaros días o semanas haciendo cosas urgentes y no alcanzar los objetivos.
Hagámoslo fácil, te presentamos la Matriz de Eisenhower (inglés) que puede ayudarte a gestionar mejor este punto:

3. Enfócate en el objetivo en lugar del procedimiento.

Si piensas en toda la lista de cosas que tienes que hacer para conseguir tu objetivo te estresarás, te frustrarás.

En lugar de pensar en todos los pasos que debemos hacer para lograr algo pensemos en qué es lo que queremos lograr.

Sobretodo, pensemos en cómo nos sentiremos cuando alcancemos el objetivo entonces sin darnos cuenta ya estaremos disfrutando del logro.

4. Tómate pequeños descansos frecuentemente.

Cuando creas que tienes menos tiempo para descansar, entonces ese es el momento que más necesitas descansar.

[Tweet “La productividad aumenta si descansas entre 15 y 20 minutos cada 2 horas de trabajo.”]

Si haces esto tu mente se despejará, estará libre de estrés y te permitirá enfocarte mejor y ser más productivo. La idea es tomar estos minutos de descanso para estirarte, respirar, relajarte, hidratarte o simplemente no pensar en nada.

5. Envía emails con objetivos específicos que no requieran respuestas constantes.

Si un correo va y viene más de 4 veces es mejor que tomes el teléfono. Habla y llega a un acuerdo en dos minutos.

La próxima vez que envíes un correo electrónico recuerda ser específico en el objetivo del mismo y recuerda dar indicaciones específicas sobre qué debe hacer la otra persona en cada situación.

No dejes abierta la conversación para que siga respondiendo el correo, agradece de antemano y anticípate a lo que la otra persona podría necesitar y dáselo para que no tenga que pedírtelo luego.

6. Designa tiempos específicos durante el día para las tareas.

Que no te distraigan en medio de una tarea importante. Si realizas tareas repetitivas a lo largo del día es mejor que designes tiempos específicos durante el día.

Por ejemplo, podrías designar horas específicas en las cuales revisarás tu correo electrónico, tu móvil, Facebook, Twitter o cualquier otra “distracción”. Eso te permitirá enfocarte de mejor manera en lo que más importa para ti.

[Tweet “No contestes a los correos electrónicos al inicio o al final del día.”]

Al inicio de tu jornada debes ponerte a trabajar con aquellas cuestiones que sean prioritarias en ese día.

Si dejas la gestión del email para el último momento te traerá una noche, probablemente, llena de insomnio, pues te llevarás tus preocupaciones laborales a la cama.

7. Hay el 20% de actividades que te dará el 80% de los resultados.

La Regla del 80-20 o Principio de Pareto nos ayuda a entender que sólo el 20% de las cosas que hacemos nos reportan el 80% de los beneficios. Ser productivo es saber encontrar también ese 20% lo antes posible y explotarlo.

Tienes la oportunidad de pensar en las cosas que haces y valorar si realmente son productivas o simplemente las haces porque son parte de lo que consideras tu trabajo. Tu trabajo es crear valor, piensa en el 20% y ¡huye del otro 80%!

[Tweet “Aplica la regla del 80/20, y olvídate de clientes en función de la misma.”]

¿Olvidarme de clientes con la que está cayendo? Analiza en primer lugar que 20% de tus clientes están dándote el 80% de tus beneficios, y qué 20% está consumiendo el 80% de tu tiempo y recursos.

Cita amablemente a los segundos e intenta poner reglas sobre la mesa para mejorar tu productividad, encubriéndolo de forma que le presentes la información como si fuera para mejorar la suya.

Si aún así no hay manera de mejorar esta situación replantéate la presencia de esos clientes en tu trabajo u organización.

8. Aprende a desenfocarte de las cosas que no te acercan a tu objetivo.

De nada sirve que nos sepamos enfocar en una tarea si cuando terminemos de hacerla y es momento de empezar otra no podemos desenfocarnos de ella para ponerle nuestro enfoque a la nueva tarea.

[Tweet “Saber desenfocarse es tan importante como saber enfocarse.”]

Si estamos en el trabajo debemos enfocarnos en el trabajo, si estamos en la casa con la familia debemos enfocarnos en la familia. Si queremos ser más productivos entonces debemos dejar de pensar en otras cosas mientras realizamos una tarea o actividad importante para nosotros.

En línea con lo anterior, defiende una cita con tu pareja o una actividad que te apasione con la misma intensidad con la que intentas encontrar nuevos clientes. Deja tiempo para ti y tus pasiones.

Este tipo de desconexiones, a la larga te permiten ser infinitivamente más feliz y, en consecuencia, mucho más productivo.

9. Haz foco en mejorar tus reuniones

No establezcas una cita con alguien sin una agenda definida de lo que tratar y una hora de finalización.

[Tweet “Una reunión no necesita durar más de 30 minutos.”]

Llevar la agenda de la reunión preparada dará una imagen profesional de ti, y ganarás en productividad.

No permitas que tus acompañantes en la reunión divaguen. Dependiendo de con quién te reúnas, te contarán su fin de semana, de dónde vienen o a dónde van de vacaciones, etc. De forma sutil, debes intentar centrar las conversaciones con el objetivo de que sean lo más eficientes posible.

BONUS! Aprendiendo a priorizar

Uno de los retos más importantes a los que nos enfrentamos cada día es el de ser asertivos al priorizar las tareas.

[Tweet “Lo que es apremiante para tu jefe puede no serlo para ti.”]

Si como jefe no eres lo suficientemente claro en cuanto a lo que necesitas, es probable que el empleado aplique sus propios criterios al decidir la prioridad de cada actividad.

Así empiezan los problemas y los malentendidos.

Algunos consejos para evitar estos problemas en la asignación de prioridades pueden ser:

  • En vez de decir que “nos urge”, especificar dentro de cuanto tiempo esperamos nos entreguen lo que solicitamos. Es más recomendable decir que necesitamos la información “a más tardar” en dos horas o dos días, que decir “me urge”.
  • Permitirle al empleado analizar y, si es el caso, proponer una fecha distinta en caso de que el trabajo se pueda realizar en menos o más tiempo del solicitado. El empleado suele tener mejor idea de lo que implica la realización de la tarea.
  • Hagamos peticiones concretas, utilizando pocas palabras, con órdenes o instrucciones claras y sencillas.
  • Pidamos UNA COSA A LA VEZ.
  • Pidamos al empleado que también APUNTE LAS TAREAS PENDIENTES. Puedes usar una aplicación como Asana para registrar tus tareas y las de tu equipo, compartirlas y tener listas compartidas.
  • Tengamos claro nosotros lo que queremos ANTES de pedirlo. Así sabremos cómo solicitarlo.
  • Revisemos con nuestros empleados si la lista de actividades que nosotros elaboramos para cada uno de ellos es la misma que ellos apuntaron en sus agendas. Es importante cerciorarse que todos tienen la información que les corresponde. Lo mejor, usar un sistema de gestión de tareas compartido.
  • Si un expediente, carta, informe, reporte, lleva más de una semana en tu escritorio sin “moverse”, es necesario archivarlo, delegarlo, destruirlo o resolverlo.

Ser productivo no es sólo cuestión de agendar reuniones, usar un getor de tareas muy sofisticado ni estar constantemente presionando a los miembros del equipo. Se trata de organizar tu tiempo y el de tu equipo, motivarse y encontrar formas de hacer las cosas mejor cada día.

¿Y tú, cómo mejoras tu productividad?